Méthodologie

Les premiers jours de prestation sont essentiels à un « bon démarrage ». Je compare toujours cette phase, au décollage d’un avion, partie la plus « risquée » en aéronautique. Quels sont les objectifs de ces premiers jours ? S’intégrer rapidement au sein des équipes, conforter la confiance accordée par votre client et mettre en place une méthodologie éprouvée tout en marquant votre personnalité. Après plus de 10 ans d’expérience dans le Management de Transition, je vous propose de partager mon approche suivante :

1. Réunion de cadrage de la mission avec le DAF/CFO

Lors de cette entrevue, le DAF/CFO vous précise vos objectifs et les priorités de la mission. Vous en profitez pour établir des étapes intermédiaires pour les semaines ou mois à venir et une périodicité de vos prochains rendez-vous

2. Demander les organigrammes de l’entreprise et le dernier rapport annuel (si l’entreprise est cotée)

La difficulté, c’est qu’ils ne sont pas toujours à jour mais ce n’est là pas l’essentiel. C’est une « photo » à un moment donné qui vous sera très utile pour comprendre rapidement l’organisation de votre client. Le rapport annuel est également une « mine d’information » sur les activités de l’entreprise, sur les KPI et également sur les termes et abréviations utilisés.

3. Rencontrer tous les interlocuteurs avec qui vous serez en interaction

 L’idée est de ne pas accaparer le temps précieux des équipes mais de vous « centrer » sur vos interlocuteurs. Cette entrevue vous permettra de comprendre les enjeux de chacun dans un premier temps et dans un deuxième temps de vous présenter. Je préconise 30 minutes maximum pour échanger sur les responsabilités de votre interlocuteur ainsi que sur son « background » (à quelle date a-t-il intégré la société ? quelles sont ses expériences passées ?). L’objectif est de créer une « relation » avec la personne pour ne pas être simplement en « contact » par la suite. Il vous connaîtra, vous avez pris le temps de le rencontrer.

4. Demander le « descriptif de poste » des personnes que vous allez encadrer

Point essentiel ! Si vous devez gérer des équipes, vous devez comprendre quelles sont les missions assignées à vos collaborateurs. Vous pouvez ainsi comprendre rapidement si un de vos collaborateurs est débordé avec des tâches qui ne sont pas de sa responsabilité ou au contraire détecter qu’un membre de l’équipe ne « délivre » pas ce qui lui ai demandé (peut-être un besoin de formation ? est-il à la « bonne place » dans l’organisation ?).

5. Demander tous les calendriers financiers et les processus internes formalisés

Le pire serait de rater une échéance importante lors de cette phase de démarrage. Il est important de demander le calendrier de clôture, le calendrier du budget et des révisions budgétaires par exemple. Également demander les processus internes qui ont pu être formalisés même s’ils ne sont pas toujours à jour …

6. Demander la cartographie des systèmes utilisés

Programmer un rendez-vous avec le responsable IT et demander lui la cartographie des systèmes pour comprendre leurs interactions.

7. Découvrir les systèmes financiers utilisés (ERP, Outil BI, …)

Ne pas hésiter à demander la présentation du budget en cours et des derniers résultats de l’entreprise. S’imprégner des documents dans un premier temps et retrouver l’ensemble des « indicateurs clés » dans les différents systèmes financiers utilisés (ERP, Outil BI, …). Il est très important d’être autonome. Cela reste un bon moyen de découvrir leur fonctionnement. Pas besoin d’aller dans tous les détails, « cadrer » les « montants clés » des Reporting produits avec ceux des systèmes. Identifier les « key-users » pour profiter de leur expérience et demander si besoin une « rapide formation » pour pouvoir être autonome sur un outil que vous ne connaissez pas.

8. Découvrir l’arborescence des fichiers enregistrés sur le réseau

Pour éviter d’accaparer du temps au sein des équipes, l’idée est d’aller découvrir sur le réseau les fichiers de travail par vous-même. Analyse en cours ou celles des années passées, Reporting, présentation, peu importe … L’idée est de vous imprégner des documents produits par les équipes finances en place.

9. C’est historique !

Quand vous débutez une mission de Management de Transition, il y a un mot qui va revenir souvent lorsque vous poserez des questions, « c’est historique ». Vous avez un regard « neuf » et « différent », ne pas hésiter à aller plus loin et comprendre le « pourquoi ». Cette étape vous permettra de proposer ensuite des recommandations à votre client.

10. Humilité et « soigner » sa communication

 Il est également important de ne pas jouer les « supers héros » en faisant preuve d’humilité. Lors de cette phase de démarrage, il est important de « soigner » votre communication. Ne pas heurter les équipes en place, ne pas juger trop rapidement les situations et s’investir pour pouvoir réussir. Chaque mission de transition reste différente.

Bien sûr, cette méthodologie reste « théorique », elle doit être adaptée à chaque client, chaque secteur d’activité, également à votre personnalité. Mais elle me semble constituer une première approche « efficace ». Il est également important de suivre son ressenti, de se faire confiance, de se laisser du temps pour observer. Vous pourrez ensuite définir plus précisément votre « feuille de route » pour les semaines à venir.