Mener un projet est un véritable défi, il nécessite de l’organisation, de la discipline et très souvent une charge importante de travail pour l’ensemble des acteurs impliqués. Certains projets sont essentiels dans le développement d’une entreprise. L’implémentation d’un nouvel ERP par exemple va pouvoir créer des gains de productivité dans le quotidien des équipes tout en apportant de la performance globale à l’entreprise.
Malgré tout, de nombreux projets échouent. Ce fut le cas notamment lors de l’implémentation de SAP au sein de DHL, alors même que l’éditeur et IBM étaient aux commandes de ce projet majeur. La maison mère, Deutsche Post a dû comptabiliser une perte totale de 345 millions d’euros. Et dans le même temps, le groupe a dû relancer un nouveau projet de rénovation de son infrastructure IT.
Pour qualifier un projet de réelle réussite, il faut avant tout avoir produit tous les livrables, c’est à dire le résultat d’un jalon (= « livraison d’un élément important du projet ») dans les délais impartis tout en ayant respecté le budget défini au démarrage du projet.
Découvrons ensemble les 5 raisons principales conduisant à l’échec d’un projet.
1. Ne pas définir les rôles et les responsabilités de chacun
Au démarrage d’un projet, il est primordial de décrire les rôles et responsabilités de chacun. Quels sont les acteurs qui émettent des recommandations par exemple, ceux qui décident des solutions retenues et enfin ceux qui valident la méthodologie et l’approche globale du projet. Il sera également important de préciser quel est le processus « d’escalation » en cas de désaccord entre les différentes parties.
2. Planification inefficace
Sans une planification rigoureuse, votre projet peut prendre du retard et avoir des conséquences néfastes, comme des dépassements budgétaires, également des conséquences sur les activités en cours et/ou sur le développement futur de l’entreprise. La planification ne doit pas être forcément à une maille extrêmement « fine » (cela pourrait être même contre-productif) mais elle doit inclure au minimum des éléments clés. Il est préférable également de prévoir des plages de temps supplémentaires en cas d’imprévus. On parlera alors de gestion des risques.
3. Communication inefficace
La partage d’informations et la communication au sein des équipes est essentiel à la réussite d’un projet. Des outils collaboratifs comme Teams offrent de nombreuses possibilités notamment lorsque les équipes sont dispatchées dans le monde entier. L’objectif est de créer des liens suffisamment « forts », développant ainsi une confiance mutuelle au sein des équipes. Une communication efficace permet également d’identifier rapidement quelle équipe a besoin d’aide et de prévoir un renforcement temporaire si besoin pour anticiper tout retard.
4. Une gouvernance non maîtrisée
Le chef de projet joue un rôle essentiel. Il est le véritable chef d’orchestre. Son expérience est primordiale. Il doit pouvoir suivre au plus près l’avancement de l’ensemble tes tâches, être réactif et s’assurer que l’ensemble des ressources impliquées sont utilisées à bon escient. Il vieille également au respect des délais et du budget défini en amont.
5. Des objectifs mouvants
Peut-être la cause principale des échecs rencontrés. L’objectif doit être très clair, précis, partagé par tous et ne pas changer en cours de projet. Il doit avoir été validé et communiqué, bien en amont, par l’ensemble de la gouvernance. Il doit être Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et avec une notion de Temps …
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